Cher Syndic, Gestionnaire,

Vous recevez des dizaines d’Emails par jour ?

Cela vous prend du temps de les traiter, de les classer, d’y répondre ?

Nous avons pensé à vous.

est un complément intégré à votre messagerie Outlook qui permet de vous aider quotidiennement dans la gestion de vos emails (tant entrants que sortants) en relation avec vos copropriétés, vos propriétaires, vos locataires, vos candidats, vos fournisseurs.

OutlookAssist est développé depuis 2016 dans un environnement professionnel, par des professionnels et pour des professionnels.

Grâce à l’utilisation de OutlookAssist en combinaison avec SyndicAssist et ImmoAssist, vous allez gagner en efficacité pour le classement de vos emails, le suivi de vos tâches. Après quelques jours d’utilisation, ce sera plus de 30 minutes par jour que vous gagnerez pour le classement de vos emails et une efficacité accrue pour tout le suivi administratif et technique.

Outre le classement des emails, OutlookAssist vous permettra de sauver dans SyndicAssist/ImmoAssist toutes les factures, Excel, documents… reçus dans les fiches de SyndicAssist, tant pour l’archivage et la consultation par les autres membres de votre équipe, que pour la reconnaissance OCR et factures « e-fff » au format électronique et leurs imputations automatiques dans la comptabilité de vos copropriétés.

Dans Outlook, les emails seront classés dans 1 dossier par copropriété/immeuble/locataire. Dans chaque dossier, il y aura 2 sous-dossiers :

• « Accusés de réception » : où seront déplacés les accusés de réception des emails des emails envoyés.
• « Eléments envoyés » : où seront déplacés tous les emails envoyés.

OutlookAssist se basant sur les données saisies dans SyndicAssist/ImmoAssist, il faut compléter un maximum d’informations avec rigueur dans les différents modules. Cela permettra d’être opérationnel directement.

Parmi les informations importantes :

• Le nom et intitulé des copropriétés, ainsi que les adresses
• Toutes les fiches signalétiques des propriétaires, locataires, candidats et des fournisseurs, et en particulier les emails. Si plusieurs emails sont disponibles, il suffit de les séparer par un ‘ ; ’
• Les codes EAN et codes clients pour les postes de charges

étant intimement lié à SyndicAssist et ImmoAssist, il vous permettra de créer automatiquement des tâches grâce à TodoAssist et de les suivre directement dans les logiciels SyndicAssist/ImmoAssist.

Mais aussi de lier un email arrivant dans votre messagerie à un travail, sinistre, contrat,, propriétaire, fournisseur, locataire… existant,

Le fait de lier à une fiche permettra d’ajouter automatiquement un suivi ainsi qu’une copie de l’email pour une consultation ultérieure directement dans SyndicAssist/ImmoAssist, sans devoir perdre du temps dans votre messagerie contenant des milliers d’emails.

OutlookAssist vous permet aussi d’afficher directement à partir d’Outlook la situation comptable ou les différentes fiches dans les logiciels SyndicAssist/ImmoAssist, ce qui vous fera économiser du temps et ainsi pouvoir répondre plus rapidement et de manière plus professionnelle à vos correspondants.

Le gain de temps et d’efficacité avec l’utilisation de OutlookAssist est plus que considérable. Une fois que l’on y a goûté, vous ne pourrez plus vous en passer.