Gestion des AG

Cher Syndic,

Vous n’êtes pas sans savoir que l’Arrêté Ministériel du 28/10/2020 ainsi que les nouvelles mesures prises par le Comité de Concertation Gouvernemental en date du 30/10/2020 ont annulé vos Assemblées Générales de copropriétés et ce alors que toutes les AG qui devaient être tenues durant la première période de confinement avaient été reportées durant cette période…

Il ne vous restait donc plus que la solution de passer par des accords basés sur l’article 577-6 § 11 précisant
« Les membres de l’association des copropriétaires peuvent prendre à l’unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l’Assemblée Générale, à l’exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal »…
Accord compliqué, voir impossible pour de nombreuses copropriétés !

Toutefois, le gouvernement travaille, à la demande de votre secteur, sur la possibilité de tenir les Assemblées Générales par visioconférences…
Notre programme SyndicAssist, est d’ores et déjà prêt depuis le mois de mars 2020 !

Grâce à notre module inclut dans SyndicAssist, vous pourrez tenir vos Assemblées Générales grâce au portail WEB de l’association des copropriétaires,

  • via un navigateur internet sur l’ordinateur,
  • via un GSM,
  • via une tablette,
  • via votre programme SyndicAssist pour le présentiel.

Les Copropriétaires pourront assister en direct depuis leurs domiciles à l’Assemblée Générale

  • en visualisant chaque point à l’ordre du jour en temps réel,
  • en votant pour chaque point en temps réel,
  • en visualisant l’évolution des votes pour chaque point en temps réel ainsi que la majorité obtenue pour le  résultat final…

Chaque syndic sera donc prêt dés que sortira ce nouvel arrêté permettant cette tenue !

Prenez contact avec nous pour une démonstration : info@syndicassist.com

 

La solution, la tenue des AG Digitales avec SyndicAssist

 

La mise en place de SyndicAssist et du portail WEB permettant les AG Digitales avec vote électronique permet d’assurer le vote des résolutions à distance, tout en garantissant la sécurité sanitaire des participants et le maintien du vote en présentiel.

SyndicAssist propose un outil de vote à distance sécurisé qui répond pleinement aux attentes des Syndics, comme des copropriétaires, que ce soit d’un point de vue fonctionnel, technique, légal dans le respect des mesures sanitaires en vigueur.

Pour la visioconférence, nous vous proposons d’utiliser Zoom, qui est recommandé par le CEFIM, IPI, Fédéria, mais vous pouvez choisir d’autres systèmes.
Zoom est facile d’utilisation, puissant, fonctionne sur toutes les configuration PC/Tablettes/GSM, permet de partager votre écran, de se connecter par téléphone, très bon marché, et permet aussi d’enregistrer l’AG afin d’en garder une trace.
Retrouvez à la fin de la page quelques liens vers Zoom.

SyndicAssist combiné avec votre Portail WEB, permet de suivre en temps réel l’ordre du jour et de faire voter les copropriétaires depuis leur smartphone, tablette ou PC, de façon très intuitive et sécurisée pour les points nécessitants un vote.

Par rapport à votre mode de fonctionnement actuel pour la gestion des AG grâce à SyndicAssist rien ne change concernant la création de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. La seule différence sera que les copropriétaires pourront voter à distance, en plus des éventuels copropriétaires présents via les boitiers de votes ou les votes classique à maint levée.

Les résultats seront ensuite disponibles instantanément pour chaque participant sur leur portail WEB.

Portail sur écrans

Comment allez-vous gérer une AG Digitale avec SyndicAssist ?

Pour commencer vous allez bien sûr devoir créer l’AG dans SyndicAssist ainsi que l’ordre du jour, dans les différentes langues de l’AG.
Bénéficiez pour cela de la traduction automatique de l’ordre du jour dans les langues gérées par la copropriété :

AG Ordre du jour

Ensuite, vous pourrez envoyer les convocations,

  • par courrier,
  • par recommandé,
  • par EMail,
  • par SMS

suivant le mode de convocation que les copropriétaires ont choisi.

Le jour de l’AG, vous commencez à la tenir.

Plusieurs cas possibles avec :

  • Propriétaires en présentiels,
  • Propriétaires connectés via leur navigateur WEB (Ordinateur ou tablette),
  • Propriétaires connectés via leurs GSM

Les propriétaires se connecteront sur le portail WEB de leur ACP tout en démarrant le module de visioconférence si vous désirez effectuer une visioconférence.

Vous pourrez dès lors commencer le relevé des présences.

Le quorum, calculé automatique par SyndicAssist suivant les quotités de chaque copropriétaire étant atteint, l’AG peut se tenir comme vous le faisiez auparavant.

Le Syndic pourra dérouler l’ordre du jour et animer les débats.

Quand un point nécessite un vote, le Syndic n’aura qu’à démarrer le vote de manière digitale, ainsi chaque propriétaire, derrière son écran ou son GSM pourra voter, ainsi que ceux qui seraient en présentiel soit de manière classique, soit avec des boitiers de votes électroniques.

Le résultat arrivant automatiquement dans SyndicAssist.

Le propriétaire aura donc sur son écran d’ordinateur/tablette/GSM l’ordre du jour et le point à voter.

Le propriétaire, lors du vote, visualisera :

  • le Quorum du vote
  • L’intitulé du point
  • La décision sur laquelle il doit voter
  • les votes possibles

Quand le Syndic clôture le vote pour le point concerné, automatiquement les propriétaires verront le résultat et le détail du vote, à savoir, ceux qui ont voté pour, contre, abstentions ainsi que le résultat final et % par rapport au quorum requis pour le point.

A la fin de l’AG

Le Syndic n’aura plus qu’à valider éventuellement les votes effectués, générer le PV de l’AG et l’envoyer au Président qui se chargera de le vérifier, de le signer pour le compte de la copropriété et le renvoyer au Syndic qui le publiera sur le portail, ou l’enverra par Email/Courier aux copropriétaires.

PV de l'AG

PV de l'AG

Pour finir le PV de l’AG généré pourra être envoyé à tous les copropriétaires présents ainsi qu’au président pour relecture et signature.

Cliquez ici pour visualiser un exemple de PV

Formules de souscription Zoom

De base

Réunion personnelle

Gratuit
  • Accueille jusqu’à 100 participants
  • Réunions en groupe de 40 minutes maximum
  • Réunions en tête à tête illimitées
*Gratuit, pour toujours. Aucune carte de crédit nécessaire.

Pro

Idéal pour les petites équipes

€13.99 /mois/licence
  • Jusqu’à 100 participants
  • Réunions en groupe illimitées
  • Diffusion sur les réseaux sociaux
  • 1 Go d’enregistrement sur le cloud (par licence)
*Achetez jusqu’à 9 licences par compte

Formules Zoom

NB : Nous n’avons aucun lien avec Zoom.

Prise en main de Zoom
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Partager son écran avec Zoom
Enregistrement de l'AG avec Zoom
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